Definición de balance de sumas y saldos
En determinadas fechas, trimestralmente o al final de cada año, es habitual preparar un Balance de Sumas y Saldos, llamado también Balance de Comprobación. Este balance es un estado demostrativo de la situación que presentan las sumas deudoras o acreedoras y los saldos deudores o acreedores de todas las cuentas en un momento determinado. El Balance de Sumas y Saldos tiene dos finalidades:
- Una finalidad puramente técnica: verificar si han existido errores al escribir en el Mayor las mismas cantidades que aparecen en el Diario. Incluso, si ha habido errores al escribir en el propio Mayor al calcular el saldo de una cuenta. De ahí, la denominación de Balance de Comprobación
- Otra finalidad informativa: ofrecer una síntesis del Mayor, con todo lo que ello conlleva. No obstante, hasta que no se haya terminado todo el proceso contable no tendremos una representación ajustada de la situación patrimonial. De ello se ocupa el Balance de Situación. El Balance de Situación se elabora al cierre del ejercicio, una vez calculado el resultado del mismo, por lo que no pueden aparecer en él ingresos y gastos, que se habrán traspasado a la cuenta de resultados, sino que únicamente aparecerá su saldo (beneficio o pérdida)
Utilidad del balance de sumas y saldos
Este balance es uno de los más utilizados en una empresa, ya que, muestra fácilmente si existe algún error en los mayores contables de alguna cuenta del libro diario.
En ningún caso, este balance sustituye al balance de situación de una empresa, el cual informa de la situación patrimonial de la misma al final del ejercicio.
¿Cómo se elabora?
En primer lugar, necesitamos los movimientos de cada cuenta (al debe o al haber), a partir de esta diferencia, obtenemos el saldo de cada cuenta.
¿Cuál debe ser el resultado?
En el balance de sumas y saldos, los saldos deudores de las cuentas deben ser igual a los saldos acreedores de las mismas, produciendo así el equilibrio deseado.
¿Que se anota en ella ?
- 1. Código de la cuenta.
- 2. El nombre de la cuenta.
- 3. El total de débitos de la cuenta.
- 4. El total de créditos de la cuenta.
- 5. El saldo de la cuenta si es deudor.
- 6. El saldo de la cuenta si es acreedor.
Aquí podemos observar los movimientos de cada cuenta y la información que usaremos para confeccionar el Balance de sumas y saldos
Y así es como quedaría el Balance de sumas y saldos una vez transferida toda las información (balance de 4 columnas)
El procedimiento operativo es:
- Se transcribe a la planilla el código de cada una de las cuentas y su denominación.
- Se anota en las columnas del sector SUMAS: DEBE y HABER, los débitos y créditos de las cuentas.(Son los importes que arrojan el total de débitos y el total de créditos del Mayor)
- Se anota en las columnas del sector SALDOS: DEUDOR y ACREEDOR, los saldos correspondientes a cada una de las cuentas.
- Se procede a sumar cada una de las columnas.
El total del DEBE y el total del HABER del Libro
Diario deben coincidir con el total del DEBE y del HABER respectivamente del
Balance de Sumas y Saldos.
Esta coincidencia nos demuestra que todos los
asientos del Libro Diario han sido pasados al Mayor.
No alcanza con que el total del debe y el total del
haber coincidan en el Balance de Sumas y Saldos, deben coincidir con los
totales del Libro Diario, pues podría ocurrir que un asiento entero no haya
sido pasado al Mayor, en cuyo caso las columnas del Balance de Sumas y Saldos
arrojarán igual importe, pero difieren del total del Libro Diario.
Balance de 8 columnas
